如何写出漂亮的年终汇报

一、那些书面表达能力强的人，都具备金字塔结构思维‍

“干活的累死累活，有成果那又如何，到头来干不过写PPT的，要问他业绩如何，他从来都不直说，掏出那PPT一顿胡扯……”

这是之前新东方一次年会上对PPT的痛批。

当时，视频公开后，也引发了一阵“批判PPT潮”，认为它是粉饰结果、形式主义、不干实事。

可是，作为书面表达的一种重要方式，PPT本没有错，PPT的出发点是清晰，终点是高效。错的是“听PPT的人”，和无形熏染着这个人的企业文化。

在工作场景中，书面表达无处不在；在流行远程办公的当下，书面表达更是越来越重要。你能够想到很多很多书面表达时刻：写一封邮件、写一份绩效自评、草拟一份合同、写团建活动策划方案、写一份设计对接需求文档、写一本公司员工手册、写年度工作总结和工作计划、写一份新员工入职培训PPT、写企业文化内刊的员工案例……

所以，说书面表达能力是职场入门基本功毫不为过。

但并非所有人对它游刃有余，实际上不少人在职场摸爬滚打了很多年，需要书面表达时也老是觉得头疼。这种痛点，可以从主体（写的人）和客体（看的人）角度，概括为三点：

1. 写的慢：根本无从下笔；终于下笔了，写着写着就写不下去了；终于写好了，但总觉得不对劲，反复修改不得要领。

2. 写不清楚：你的内容是写出来了，但别人根本没有欲望看下去；有些因为刚需（比如你写给你老板的策划方案、工作总结），人家不得不看，但得花费很多脑细胞才能看明白。

3. 写的没说服力：你写的东西，别人看懂是看懂了，但并不能被感染或说服。

前面我们提到，PPT的出发点是清晰，终点是高效，工作中任何形式的书面表达都是如此。

但近期却常有论调，认为工作周报、总结、会议记录、PPT等书面表达，反而降低了工作效率降低了。

我认为一个重要的原因其实是：对于太多人来说书面表达太难，完成它需要耗费过多的精力；太多人产出的书面表达，并没有达到“清晰”，所以自然达不到高效。

所以，有没有什么思维和工具，可以让我们进行书面表达时，能像呼吸一样自然和简单呢？能做到写的快、写的清楚、写的有说服力呢？能真正达到高效沟通的目的呢？

掌握了金字塔结构思维，一定能提升书面表达能力。

二、什么是结构？

金字塔结构，首先也是一种结构。

我们可以这样定义结构：将信息做分类、串逻辑、再用有美感的形式展现出来。你能够想象到的万事万物都会呈现出一种结构、都可以被归纳成一种结构，比如：建筑装修、物质分子式、HR们喜欢的各种模型、一本书的目录……

人们天然需要结构，这是因为：

• 大脑能同时处理的信息数量有限。有个说法是神奇的数字“7±2”，说的就是人脑只能同时记住“7±2”范围的数字。

• 大脑喜欢自动将发现的所有事物按某种秩序组织。比如很久以前，人们就抬头看星星时，就联想到了各种星座。

 那么，一个能够清晰呈现和表达的结构，需要具备什么要求呢？我总结了三点：

 1. 分类：分类要符合MECE原则（各自独立、完全穷尽）；类与类之间要有一定的隔离感（比如排版时小标题间的留白）；不同类别的形式要呈现一致性（比如字数、句式一致）；你在书面表达时要用“有序或无序”的符号区分它们。

 2. 逻辑：分好类的信息一定是要具备某种逻辑，或是并列、或是递进。而这种逻辑的呈现，或是通过一种简洁的组合，或是生动的形象。

3. 形式：如何让结构的形式更具美感？我们一般认为表优于文字，而图优于表；极简主义、对称/对齐往往会让形式更美；另外在很多情况下，大就是美。

把这三个维度的要求，带入到写邮件、写方案、写工作总结、写PPT等任何形式的书面表达场景中，一定能够帮助你做到更清晰的呈现。

一眼看去，就能明了；因为清晰，所以高效。

三、什么是金字塔结构？

金字塔结构也是一种结构，而且是所有结构中“最清晰”的一种结构。

它作为一种非常经典的模型，也被用在了众多的书面表达时刻，成为麦肯锡等顶级咨询公司汇报和呈现的经典方法。 

为什么说金字塔结构是所有结构中“最清晰”的呢？我们来看下图：所谓金字塔结构，把最核心的结论置于最顶部，下一层是支撑核心结论的关键句，再下层是支撑关键句的种种论点，如此类推。

这样有两个好处：1. 受众第一时间就能获得最重要的结论和观点。即使没有足够的时间看完，也不会错过最重要的关键信息；2. 受众可以非常清晰地纵览全貌。你可以这样生动地想象金字塔结构：“用指尖轻轻捏住一个点，就能拎起了文章的骨架”，而且拎起来的都是闪亮亮的金句。

所以，金字塔结构的书面表达，一定也是阅读体验最佳的结构方式。

四、金字塔结构的书面表达

符合金字塔结构的书面表达是什么样子呢？

 从纵向看，有自上而下、逻辑递进、提炼关键句三点要求；从横向看，有归类和排序两点要求。但很多时候，在进行一些较长篇幅的书面表达时，比如深度写作、比如PPT汇报、活动策划案等，我们常常还需要写一段序言或导语。

好导语，只说受众心中已有的信息

导语说什么？《金字塔原理》认为要说与核心结论相关的“背景-冲突-疑问” 。

导语要起到什么作用？《金字塔原理》认为要“唤起共鸣，实现点题”。

什么样的导语最好？《金字塔原理》认为你需要从“受众心中已经存在的信息”切入，而不是一个全新的陌生概念。

我们来看一个例子。以下两段文字，为一篇文章修改前后的标题和序言：

高效团队文化秘籍：要合作，先“示弱”

在《好的公司，鼓励员工暴露缺点》一文中，提及DDO型组织/团队，鼓励员工暴露缺点。但鼓励是一回事，能否共享脆弱，或是暴露缺点是另外一回事。

员工是否能够真实地暴露自己，还是选择有所保留？这取决于其在团队氛围中的心理安全感。这也是接下来我们要分享的内容——作为leader，如何助力团队安全感的建立？

管理者必须无所不能？偶尔共享脆弱，团队更高效‍‍

很多管理者都被困在“无所不能”的魔咒里。

战略方向不清？你需要承担责任；团队业绩不好？你需要承担责任；过于授权导致出错？你需要承担责任；不擅授权导致成员没有成长？你需要承担责任；团队氛围不佳？你需要承担责任。成员欠缺责任心，你需要承担责任。

正如德鲁克所说，“管理首先是一种责任，而不是权力”“承担责任”是管理者角色的天然任务，这本没错。但如果管理者因此陷入“我得对所有事负责，所以我必须无所不能”的陷阱中，情况往往是自己身心俱疲，团队状态却适得其反。

管理者偶尔共享脆弱，反而容易打造高绩效的团队。

首先感受下前后两版的标题：

好的标题是神来之笔，它决定受众愿不愿意点击这篇文章，尤其在一些非刚需类的书面表达中。

前一个标题做到了对文章主旨的精准概括。但后者不仅精准概括主旨，还更具吸引力——它先揭示了受众心中已有的一个信息——“管理者必须无所不能”，然后再给出了一个很新颖的立意——“偶尔共享脆弱，团队更高效”。

再来感受下两个版本引言的差异：

前者从一篇过往文章谈起，继而点出主旨。但从受众的角度，很多人对这篇过往文章是陌生的，他必须得先领会和理解上一篇文章的主旨，才能与这篇文章的主旨达成共鸣。

后者则从很多管理者的已有痛点切入——“管理者必须无所不能”，进一步阐述读者心中已有的背景（管理者需要为很多场景承担责任）和冲突（管理者陷入“我必须无所不能”的陷阱中，团队效能却适得其反），最后点出主题（管理者偶尔共享脆弱，反而容易打造高绩效的团队）。

纵向看，金字塔结构要做好3点

从纵向看金字塔结构，你能够看到的是不同层级的核心结论。围绕核心结论本身及它们间的关系，一个完美的金字塔结构书面表达需要做好三个方面：

1. 自上而下

也叫结论先行。即你要在最上层，说清核心观点和结论，而非层层铺垫到最后才说。 

比如给别人写一封邮件，你需要在开头就开门见山、提纲挈领地说明邮件事由（什么时间在什么地点有一个什么活动，你希望对方做什么），然后再去描述详细补充信息。 

2. 逻辑递进

不同层级的核心结论之间，是存在明显逻辑关系的。逻辑一般有两种，演绎推理和归纳推理。

演绎是一种线性的推理方式，因为A、所以B、所以C的“因此”逻辑；而归纳推理则是将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组，并概括其共同性或论点（参见下图）。

从受众理解的角度，归纳要优于演绎。所以金字塔结构中的逻辑关系，一般都是归纳逻辑。 

3. 提炼关键句

即金字塔结构提炼出来的不同结论的核心结论（即下图黄框内的描述），一定得是具有“思想”的句子，而不是一种“缺乏思想的概括性描述”。这一点非常重要。

什么叫“缺乏思想的概括性描述”？这在众多书面表达中比比皆是：该公司应当确立3个目标、该公司存在2个问题、我们建议进行5项改革……这样的句子并没有概括出下一层思想的精华，只是说明了将要讨论的思想属于哪一类。

它之所以普遍存在，根本原因还是我们没有思考透彻，并企图用这种泛泛的概括性描述，来掩盖思考不充分的事实。

那么，什么是“具有思想的句子”呢？“该公司需要更多的领域授权”就比“该公司存在两个组织问题”更具思想。这样的句子往往拥有更清晰的主谓宾，更加具体，也更加靠近本质和真相。

横向看，金字塔结构要做好2点

从横向看金字塔结构，你能够看到的是并列的关键句或支撑关键句的论点。那么，这些并行的关键句和论点之间，需要做好什么呢？

 1. 归类‍

关于归类，金字塔结构有一个非常重要的原则：MECE。

MECE分析法，全称 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意为“相互独立，完全穷尽”，也就是说这些归类的关键句之间能够做到不重叠、不遗漏。除了表层的不重叠、不遗漏，MECE分析法的另一个重要作用是逼迫你思考全面和透彻，从而找到更加接近本质的答案。

MECE在金字塔结构的书面表达中无处不在。最简单的例子是，你写一份活动策划方面，就一定要写清时间、地点、受众、分工、费用预算等所有“相互独立，完全穷尽”的要素。

以下文字是盖雅学院曾经发布的一篇文章《新晋管理者70%力不从心》的小标题，同样符合MECE原则：

管自己的陷阱：我是团队能力最厉害的

管人的陷阱：解决“人”的问题”浪费时间

管事的陷阱：把事情百分百执行就对了

管团队的陷阱：他们都会听我的

2. 排序‍

做了关键句的归类了，那么这些关键句哪个在前、哪个在后？怎么去排序呢？一般有三种排序方法：

按时间排序，就是发生时间的先后顺序：

快乐的第一步：让员工能融入

快乐的第二步：让员工有能力

快乐的第三步：让员工有成长

按程度排序，就是重要或难易程度的顺序：

面试判断的第一境界：靠直觉

面试评价的第二境界：靠逻辑

面试评价的第三境界：靠逻辑

按结构排序，即你思想表述的顺序：

印象：生态与人文完美融合的智能工厂

缘起：创始人的经历和情怀

落地：敏实人对“全人健康”的理解

深化：员工社会角色变化的必然选择

共赢：企业与员工共同发展的理想

最后总结一下，书面表达中用好金字塔结构需要掌握：

写好序言：通过回答受众心中已有的问题，通过描述“背景-冲突-疑问”，来达到共鸣和点出主题。

纵向掌握三点：自上而下、逻辑递进、找出关键句。

横向掌握两点：用MECE原则做归类，用时间\程度\结构顺序做排序。

五、四个步骤、一个案例，看金字塔结构构思过程‍

读完前面的内容，我们应该基本可以清楚理解从最终呈现的角度，一个金字塔结构的书面表达是什么样的。

但实际上，金字塔结构的构思过程依然是很艰苦的，尤其当你要写出一份非常详尽、深度的内容时。因为：

• 想法是点状的，而金字塔呈现是结构化的；

• 思考是自下而上的，而金字塔呈现要自上而下；

• 大脑习惯演绎逻辑，而金字塔呈现最好是归纳逻辑。

我把金字塔结构的产生和构思过程，分为四个步骤；并用一篇文章构思过程的案例，来说明这四个步骤。

1. 信息罗列

自上而下的金字塔结构的表达呈现，需要从自下而上的碎片化、点状思考开始。所以不用试图一开始就列好一个无懈可击、完美的金字塔结构，先把你能想到的碎片信息罗列出来再说。

比如我写《新晋管理者70%力不从心》这篇文章时，就是先从碎片化感受出发，零星列出了7条所能想象到的新晋管理者常踩的坑。这7条也是金字塔结构呈现的最下方的层级。

1. 觉得下属都理应和自己一样成熟

2. 觉得解决人的问题是浪费时间

3. 该批评时不敢批评，讨好式激励

4. 用自己的工作方式，去要求下属

5. 重视绩效好和差的两头成员，忽视中间层

6. 认为做团队建设就是搞好关系

7. 自己忙到飞起，下属却没事做

2. 找出共性

列出各种碎片化信息后，再去掉这些信息的修饰性信息，保留核心的主语或谓语后，你就能够发现这些信息的共性，并检查它们之间是不是做到了MECE。 

如果不符合MECE原则，一定说明你并没有分类合理或思考全面。

上一个案例中，我列出7条碎片化思考后，又尝试进一步列出了这7条归类的上一个层级的3个方面。

错误的期望管理：1. 认为下属都理应和自己一样成熟；4. 用自己的工作方式，去要求下属。

错误的自我定位：2. 觉得解决人的问题是浪费时间；3. 该批评时不敢批评，讨好式激励。

错误的团队建设： 7. 自己忙到飞起，下属却没事做；5. 重视绩效好和差的上下两头，忽视中间层；6. 认为团队建设就是搞好社交。

3. 发现洞见和逻辑

如此分类后，我发现了3个问题：

• 提炼出的3个关键句是“没有思想的概括性描述”；

• 这3个关键句之间缺少一定的逻辑关系；

• 提炼出的三个关键句似乎并没有做到MECE（相互独立，又完全穷尽）。

这一次我改用表格来列提纲，将经过反复进一步思索出来的主旨、关键句，和具体的表现、解决思路罗列了出来。到了这一版，它和前面完全不一样了，是非常清晰完整的结构呈现、而且还似乎稍微有那么点“洞见”的思想火花了。

4. 下笔如有神

思考充分了，提纲清晰了，提炼的关键句闪烁着思想的火花，就可以动笔去写了。

这篇文章的写作速度极快，且几乎零修改，当然得益于我前面花费了大量时间，将自下而上的思考，转化为自上而下的金字塔提纲。

最后再分享一个小贴士。用表格列提纲，要优于用文本列提纲，因为：

• 纵向的列是看问题的思路，这是一种逻辑。

• 横向的行是纬度和变量，也是一种逻辑，可以是平行的，也可以是纵深的。
  

• 内部的分点列表，也可以作为一种MECE的思考。
  

• 因为是表格，不能填太多文字。所以要有高度的概括能力。
  

本文来自微信公众号：盖雅学苑（ID：thinkwithgaia），作者：周婧婧