过去由于文件主要储存在本机,当我们需要找某个旧档桉,往往必须依赖自己电脑的运算效能以及作业系统内建的搜寻引擎,那往往不是太好的体验。因此勤劳的人会建立完整的目录系统,把档桉一一的分类收藏,需要时再浏览取用。但我想多数人跟我一样,等到用要档桉时,往往发现早已忘记自己的分类逻辑,结果还花费更多时间在目录里左翻又找。这个问题到了云端办公环境得到了非常好的解决,尤其像是 Google Drive 内建的是 Google 强大的搜寻引擎,无论是档桉名称、内文,只要知道关键字,都可以准确的找到,于是我们也省去许多整理与回溯的烦恼。
当然,截至目前为止,Google Apps for Business、Micrsoft Office 365 等云端办公室套件,在功能上与传统的本机式 Office 软件还有些微的差距。但根据我自己的经验,在 99% 的使用情境中,这些差距并不造成任何困扰。至于那 1% 的时间,我会使用单机版 Office 软件来编辑档桉,再上传至 Google Drive 转换成 Google Apps for Business 档桉格式,还是可以解决。而随着 SaaS 的持续演进,这些差距在不断缩小,我需要这样转换的机会也越来越少。