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2021-05-24 16:06
和腾讯大佬聊下产品经理如何做好跨部门项目沟通?

本文来自微信公众号:产品狗聚集地(ID:Johntalking),作者:John本人,头图来自:视觉中国


上周在北京和腾讯的项目经理聊天,提到项目经理应该如何提升自己的解决能力,总共分为这7点:


问题相关信息的收集能力——在产品版本迭代前,项目经理应该需要去收集产品迭代需求信息和项目人员配置信息,该版本解决的产品问题,各方需要在什么时间节点提供有效信息等,这都是项目经理需要去做的;


拆解问题的分析能力——每个问题的拆解必须要足够具象化,从和产品经理讨论需求的紧急重要程度到和技术沟通细节的方案落地;


找到问题核心所在的洞察力——在产品经理工作流阶段中,能洞察本质的需求,以最小的成本实现最大的价值,在产品版本迭代前,要提前做预知风险的梳理,在发生问题后,能定位到问题核心和实现方案;


进行资源部署的统筹能力——从立项到上线运营的过程中能精准的评估资源和快速调度资源,保证资源合理化分配;


制定执行策略的策划能力——能够制定复杂事情简单化、简单事情快速化的项目落地规则,做到每一步都能输入和输出;


强大的执行力——无论在哪个岗位上,强大的执行力和输出执行方案都是基本功;


情绪管理能力——情绪管理能力是你在职场的必修课,要极力地感染团队小伙伴,你的察言观色能帮你加分。


以上七步是作为优秀项目经理和产品经理必备的。当一个项目干系人非常多,尤其项目组成员涉及到跨公司,跨部门、跨地域且都是网友时,作为产品经理的你应该怎么做?以下可以展开来聊下和腾讯的朋友聊的反馈。(建议对照自己的项目,也许你能梳理出适合自己团队的项目管理方案)


项目管理90%的时间都是在沟通和协同,所以项目管理只要抓住项目关联人管理就可以了。那应该如何去做好管理呢?


一、理清关联人


当项目团队人数众多时,产品经理不可能和每个小伙伴都做深入交流。所以需要关联人以及利益对关联人划分优先级,并做好沟通策略。可以通过四维度象限法来做划分,按照关联人在项目中的权利和利益进行分析,然后制定有效的沟通计划,再根据沟通节奏做好项目管理。


John用一张图来梳理下:



将涉及到的关联人做好划分,通过传达和利益四象限图来清晰梳理。这样就可以针对不同的关联人做不同的沟通策略:


1. 重点管理


沟通机制:最好能做到每天都有沟通反馈。


沟通内容:主要分为这四层——项目进展、整体目标、预知风险、产品决策。


沟通对象:作为产品项目管理者,一定要和核心研发人员、核心运营人员做有效的沟通,尤其是针对跨部分和跨地区的小伙伴,要建立“陌生→熟悉→磨合→默契”的过程。比如在John的团队,产品经理每天都有例会,主要是针对产品工作流的时间节点和产品经理各自跟进项目的情况,要做到心里有数。同时其他部门的leader问到情况,要做到能脱口而出。


比如每月中旬左右,下个月的产品需求已经和运营澄清后制定优先级并指定到产品经理(PS:SaaS平台还需要和种子客户做好沟通和澄清,尤其是客户提出的需求)。下半月各自负责的产品经理就开始梳理各自的需求并形成PRD。


在整个产品迭代节奏中,产品和设计一定要先行,产品需求一定要等到产品内审后再对技术评审,做到“严审”,否则等到技术评审都是坑。


接下来就拆分到周度需求,每周五同步本周上线内容及下周开发计划/上线模块。保证项目组的成员都清晰具体。


产品迭代计划是基础,也是核心。产品经理一定要做到心里有数、重点管理和向业务部门做好传达。才能保证整个公司高效运转。


2. 令其满意


沟通机制:每周定期同步+随时关注客户反馈的问题。


沟通内容:产品的进展、反馈的需求、遇到的问题。


沟通的对象:主要是产品的种子用户和种子客户,肯定是要保障客户用得爽,针对种子用户和客户建立对应的微信服务群。除了每周定期同步最新的产品进展外,产品经理也要关注客户反馈的问题,尤其是周末和客户运营热点周期,更要重点关注群动向。


同时,也要和产品运营做好协同,运营同事也会站在使用者的角度来梳理问题和需求,同时运营也会帮助客户提供产品服务方案。所以需求一定提前要和产品运营做有效澄清。


产品的口碑传播是最低成本、最有质量、最有效果的传播方式。


3. 随时告知


沟通机制:同步项目组其他成员,由各部门leader每天同步;同步其他项目组成员,每周定期沟通。


沟通内容:进度、风险、计划调整同步、目标同步。


沟通对象:不管是跟同项目所有的成员还是跨项目成员的沟通,主要目的是同步产品进度和可能存在的风险。尤其是SaaS产品,牵涉到客户利益冲突的需求需要及时去解决,由此可能会打断原来版本的节奏,所以也涉及到计划的调整和告知项目组所有成员。


沟通后产生的结果一定要用甘特图整理出来作为存档,方便后续进行回溯。


4. 监督


沟通机制:每周。


沟通内容:同步项目进展、项目预知风险。


沟通对象:在和第三方合作开发或外包产品研发时,一定每周让他们发周报给项目组,每天跟随一起做项目进度同步。


John做了一份表,可以看看:



再回头看看你现在做的项目,是否能清晰做到“无死角的沟通和澄清”。一个优秀的产品经理也必须是优秀的项目经理。这主要体现在”管理“两字上。


二、项目经理必须做“管”和“理”


项目管理落地到根本上就是“管理”两字,其中拆分来看,“管”即为“管事”,“理”即为“理人”。那么“管事”和“理人”如何做好平衡呢?


1. 管事


项目经理的目标是保证项目如期上线,那么需要让项目组保证目标清晰,澄清遇到的困难,John这儿帮大家总结了几项重点事项:


  • 制定清晰明确的项目计划,让项目组成员清楚的知道下一步该做什么;


  • 建立项目沟通、反馈机制,让项目成员的困难及时抛出,产品经理及时解决;


  • 做好目标管理,解决目标冲突,上下传递目标;


  • 控制风险,出具应对措施;


  • 做好版本管理和质量控制,按时按质输出版本。


还有重要的一点,项目遇到困难,产品经理要第一时间冲在前面,帮大家解决问题。


2. 理人


“理人”一个很核心的点:真正去倾听项目成员的诉求和期望,在合理的预期内才能把事情相对来说推进得顺利一些。这里其实针对产品经理在项目的每个节点都需要做好项目沟通:


在产品评审阶段,产品经理不断和项目组成员去沟通,澄清产品背后的目标和需求,评审会上肯定会有各种各样的声音出来,做好反馈问题的提炼和总结,梳理出影响面最大的3个问题,然后等到二次评审做好问题解答,切勿让问题二次发散;


在产品开发阶段,实时跟踪开发的问题和进度,这个阶段千万不要调整需求,如若一定要调整,用最小成本解决。这也侧面反映一个问题——产品经理在评审会上没有做好评审。


在这个过程中,我也非常坚信“二八原则”,也就是产品经理能80%的时间做好和运营、客户、项目组成员澄清需求,剩下的20%时间只是做项目简单的跟进和风险评估了。


其实“理人”我只强调同理心,产品经理真正设身处地站在市场、客户和项目组成员角度考虑产品,我相信也没有其他的套路了。


通过”管事“和”理人“其实你会发现产品经理需要有领导力。那产品经理的领导力该怎么形成呢?


三、产品经理的领导力


产品经理提升在项目组的个人领导力很核心的点是——能否充分利用当前人力和客观条件、能以最小的成本做更复杂的事情?那么这其实就是需要你的专业能力来提升项目的运转效率。当然提升个人领导力并不是一蹴而就的,这也是John在不断修炼的。我自己通过这三步正在做:


1. 首先使自己要保持Owner的心态


产品经理一定要有主人翁意识,对待产品本身要做到真心付出努力,其实产品受到用户和市场的认可也能反哺产品经理的价值。如果只是保持完成任务的角色进来的,建议别做产品经理,否则你牵连的可能是整个公司。真的,别闹!


2. 使自己更专业些


这里包含两个专业度,一个是业务的专业度,需要不断学习行业知识,探索发展方向,不断提升自己的视角,可以给项目提出更多前瞻性的建议,而不仅仅局限于做一个执行者。另一个维度是管理的专业度,将心比心、软硬兼得。管理的门道太高深了,John也在努力学习,但是先让自己的业务更专业些。


3. 沟通的技巧


产品经理需要时时刻刻保持沟通在线。同一件事因为每位成员的出发点不同,所以对于沟通的方式也不尽相同。千万不要犯“知识的诅咒”——不要认为你知道别人也会知道。尽力站在对方的角度上去沟通问题。


还有一点,“玻璃心”会非常阻碍你的领导力。


以上是John和腾讯的项目经理沟通后的反馈。你说难吧,可以用这么几个词来总结:勤沟通、多聆听、善观察、管事和理人、提升专业度。最后才能搞定项目。你说都是常规的,太简单了吧。你看你跟进项目留下了多少坑?


试着去总结吧。或许你能找到提升项目效率的法宝。


本文来自微信公众号:产品狗聚集地(ID:Johntalking),作者:John本人

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