如何通过写外贸商务邮件，赢得更多商机？

本文来自微信公众号：时光与河流（ID：time_river2020），作者：时光流2020，原文标题：《商业思维——漫谈如何通过外贸商务邮件写作赢得更多商机？》，头图来自：视觉中国

在对外商务交流中，收发邮件无疑是最重要的沟通交流方式。一封好的商务邮件能让客户感觉到Sender的学识、修养甚至品味，从而决定是否合作。毫无疑问，如果邮件写的好，对我们的业务成交会是非常有效的。

对很多潜在客户来说，如果你的第一封邮件就拼写错误、语法失当、逻辑混乱，你就很可能成为第一个被淘汰的供应商。很多聪明的客户会从你的邮件读出你的能力、素质和你所代表的公司的软实力。

我的邮件写得很快，因为我打字也快，这是当年QQ聊天逼出来的。另外我的已发送邮件里常年躺着好几万封邮件。但相对于勤奋，我更重视邮件内容的真实、简洁、有逻辑和条理性。因为这些才是我们商务邮件写作的必要“武器”。

在开始写作之前，我会从英语学习开始，也就是邮件写作的底层能力开始谈，然后谈邮件写作内容和写作注意事项。

一、学好英语的底层逻辑

在我看来英语主要有两种学习方式：主动学习和被动学习。

两者的区别主要在于学习结果的极大差异。主动学习英语的人多半善于阅读和写作，口语也比较流利，是学习长期复利的践行者。

被动学习英语的人大多都是那些为了应付考试、应付毕业和学位而学习的人，也不乏很多用英语应付工作的人，这些人在任务完成后很快会将英语抛之脑后，之前多年的努力白费也在所不惜。

主动学习英语的是像我这样的人，年过不惑仍然每天早上会花大概40分钟阅读英文报刊和练习生词，看电影的时候会不自觉的看原版字幕或者不看字幕，即使工作后也把学习作为一种习惯。工作中马上利用刚学到的知识（我每天都有英文邮件写作），而新学的单词和语法会不自觉的运用到平时的英语写作中从而提高了写作技能。

所以我的结论是不改变被动学习方式，英语绝不会进步。

被动变主动学习需要一个强大的动机。你想成为一个出类拔萃的人，获得职位升迁，创业或者赢得更多商机，赚大钱等等都可以。

我只提醒一句，财富是追逐远大目标过程的产物而不是目的，是游戏里面对大Boss之前拾得的金币。

被动变主动的方法是，找到自己的兴趣点，激发和放大兴趣。你可以在打原版游戏，看英语原声电影，听英文歌，学西洋乐器和绘画等等你最感兴趣的事项中，把英语和它结合起来，从一个切入点开始，小有成绩后慢慢延伸到学习的其他领域，从局部到整体提高英语水平。

兴趣是最好的老师，而会地道地说一句英文是兴趣的开始。

刚开始不能给自己难度太大的东西，否则很容易放弃。可以从每天学习两三个单词或者一句话开始。你可以从这些小小的成功的喜悦里找到兴趣。

也可以把sense of community（归属感）当做一个单词来记忆，英文和中文并不是一一对应的。单词，短句，长句循序渐进的学习,慢慢来。

你如果能脱口而出：“Life is like a box of Chocolate，you never kow what you are gonna get.”你也就能说慢慢学会说很多类似的句子。 

当然你也可以学习杜甫一览众山小。攻克一两个特别复杂的词句，然后再学习简单的词句时候会感觉小菜一碟，你得不停尝试找到最适合自己的学习方法。

现在就可以开始试着流利地背诵一句或者一段长句吧，要原汁原味，不断的重复。刚开始你甚至可以花三天熟悉一个句子，放心，你后面会越来越快。

Movie ,The protege  《门徒》 2021   

Movie, the Shawshank redemption  《肖申克的救赎》1994

我身边有很多人是在刷美剧《老友记》《越狱》《生活大爆炸》《绝望主妇》或者听My heart will go on,Hotel Califolia，Yesterday once more，One sweet day 等歌曲后开始英语的主动学习的，生活中这样的例子不胜枚举。

喜欢音乐的你，是不是可以听英文歌，翻译英文歌词，学习音乐基础知识和会一样西洋乐器？ 

热爱画画的你，是不是也可以用英语研究下纸张、笔、墨水、绘画风格和绘画历史？当然，你也可以从插花开始你的学习。

Leondardo Da Vinci    The last supper   达.芬奇  《最后的晚餐》  

任何一门学科，学到顶流，几乎无一例外要和西方的文化和科技交流碰撞，英语无疑是非常重要的交流工具。

你唯一要做的是给自己一些耐性和时间，持续三年的英语学习，会让任何主动学习的人能力上有质的飞跃。那五年后，十年后呢？

相对于人的一生，这段时光并不漫长，想想自己活到八九十岁的目标，还有近半个多世纪可以折腾，成为某个领域的专家应该不是难事。自证预言告诉大家你想成为什么样的人，你就几乎会成为什么样的人。 

巴菲特说“很少有人能成为像我这样有钱的人，是因为没有人会慢慢赚钱”。很少有人聚十年之功做成一件事，是因为没有人愿意慢慢做成。大多数人都失败了，因为能坚持到最后的往往都是极少数人，想想你的减肥和购买健身卡的经历就知道了。 

你当然也可以对着自己暗暗发誓，我一定要成为更加出色的人，获取巨大财富，避免面对具体事情无能为力之时的愤怒。

外销员甚至可以具象化。如果我没有努力学好英语沟通这门技能，我没法给女朋友买IPhone 13PM, 我没法给爸爸生日的时候买一件好看的皮大衣，我没法疫情后带一家人去马尔代夫，我也没法下次和Mr. Anderson电话会议的时候神色自若地谈判赢得梦寐以求的订单......

重要的是学习三年后，英语学习会变成习惯，而习惯一旦养成几乎很难改变，这比逼自己爱上并不感冒的事情要容易的多。有过健身经历的人都知道，一旦养成了健身的习惯，突然有两天没锻炼，身体会很难受，浑身不自在，身体必须迅速回到锻炼的状态才满意——英语学习的习惯也是。实际上也不需要三年就能养成习惯，21天，或者60天的坚持就够了。

关于习惯巨大的力量，不是本文谈论的主题，有很多解释的相关书籍，你只要在当当里输入关键字“习惯”。而培养英语学习的习惯，是一名优秀外销员的主要工作之一，任何时候都不能停止。

二、商务邮件规范写作

我不是学院派，所以会从实战的角度出发谈商务邮件写作。我们写一封邮件，我要求看起来赏心悦目，有较高的审美，这是本文对商务写作的基本原则。字体、大小、颜色都要显得美观和谐。任何和此原则相悖的写法都会被我批为不及格，任何只要过得去的写作要求必然会导致低价值的目标和差不多的业绩。对自己严格要求才能成就优秀业绩。

我用三个关键词总结邮件的内容，礼貌称呼，谦虚回复，由衷感谢。

下面我从邮件的写作过程开始分别说明，从标题开始。

1. 好的标题言简意赅、易于查询

下面是一个客户写给我的邮件标题：

W22 SEAMLESSLACIZ AMPLI SA + BRASSIERE SA + TANGA FITTING COMMENTS

标题很清楚的表明了要谈论的时间（W22），项目（英文款号），内容（试身意见），标题大写是为了醒目。如果事情很重要，也可以直接在标题里说明，比如我们要求客户12月10日前必须预付定金，否则货期会受到影响。

Kind reminder: Depist should be paid by Dec.10 to guarantee delivery on time.

有的客户非常严谨，还会对标题进行编号，为了便于将来邮件的查询，我们也可以学习。比如

No.2001  Production status for Model 2344  of Customer XXX AW21

一旦邮件编号，和编号的事件对应，将来任何有关该主题的查询都可以通过标题编号查询出来。编号的规则自定义，可以是时间顺序或者字母顺序。

2. 称呼要求得体完整

第一次写信的陌生人，要求写Dear +Surname/last name， 也可以是Dear+whole name. 

熟悉的人，最常用的是Dear+first name. 如果和客户比较熟悉，也可以Hi（hello）+first name显得更亲切。 但一般不建议连Dear 或者Hi 都省掉，这些显得太随意，更不建议称呼都没有，直接从邮件正文开始。

我们知道有些客户写邮件的时候直接是从正文开始的，但这个时候多是客户有情绪的时候，有的客户的情绪也会通过写邮件直呼你的大名表现出来。我们回复的时候没有必要把情绪也带到邮件里，省略称呼，省略Dear 和Hi。

随时记住保持理性，不要被客户的情绪过于影响，以至于失去分寸激化矛盾。客户有情绪，需要的是我们的解释沟通，而不是针尖对麦芒。

写邮件也需要情商，外销员的情商训练是一门必修课。

当然也有些客户的确是很随意，没有称呼就写过来，这一般出现在邮件的寒暄里，而不是严肃的工作邮件写作，我们的回复也就没有必要一本正经了。

客户也分国家地区，有不同的文化背景，有不同身份，我们写的时候也要仔细研究。总体来说，客户是我们服务的对象，不论他们怎么写，我们坚持的写作态度是以礼相待，先尊敬别人总是没错的。

3. 邮件抄送潜规则

一般来说，只要是一个工作组的，大家为了沟通方便，及时了解团队的工作进程都可以抄送，英文Carbon copy（缩写为CC）。

那么一般哪些人需要抄送呢？很多领导是通过邮件了解大家的工作进度的， 必须抄送。项目负责人也需要汇报，需要知道你在做什么，做到什么进度和结果。

职场里，和领导的互动非常重要，有很多人埋头苦干，领导也不知道他在做什么，有什么处理事情的能力，有就好的机会的时候领导也想不到你。怕被监督一般也是不自信的表现，下属犯错不要紧，但是犯错后处理事情的方法和态度领导会看成一种能力。

当然，有的时候邮件也不一定需要都抄送，比如一些和沟通的具体细节，一些比较琐碎的日常。但是一旦有需要体现自己能力的邮件，有挑战性的工作出现的时候，一定要抄送给领导，该表现的时候还是要表现的。你的工作需要被看见，职场晋升需要邮件汇报。

4. 美观的附件

附件最重要的是不要出现不合逻辑的标题，本来说的是样品，你一串没有意义的数字标题，甚至拿中文标题考验客户的中文水平，就是不及格。

附件需要有和邮件主题或者谈论项目相符合的英文标题。你的文件不能倒着，斜着，模糊不清发给客户，我再次强调你的文本审美连附件也不要放过。

5. 正文写作要点

正文写作是商务邮件的重点。以我多年外贸写作经验，很多人邮件写作的学校教育是不合格的，其中包括我的一些同事。主要问题是拼写错误，语法错误，逻辑混乱，不够简洁美观。

• 用词和语法是基本功，这个靠的是平时的学习和积累，也有检查拼写检查的工具可以用。基本功的东西必须靠自己练习，多看多听多写的同时，留意下身边优秀的人是怎么做的，有没有榜样可以模仿和请教？

  
  

• 逻辑是写邮件的时候按照先后顺序，分句和分段。注意不要出现一长段，段落之间拉开距离，否则看邮件的人很烦躁，订单取消。

  
  

• 一件事情的多个问题，有时不要写一封邮件，可以根据客户回复的难易程度和先后顺序分几封邮件。太多的问题客户是没办法一下子回复的，他可能会思考和决定很久才回复从而耽误了你的时间，大家不如按照紧急程度分开写得到更及时的回复。

  
  

• 邮件还需要注意美观。主要是字体美观，使用英文里常用的字体，个性化的字体尽量少用，商务邮件为的是便于理解，提供沟通效率，而不是文学创作。如果有复制粘贴的其他字体，注意字体统一，颜色统一。需要强调的地方刻意黑体加粗、斜体、大写等。一般情况下邮件不要全部大写，不然问题显得沉重，也增加一定的阅读理解难度。

  
  

• 在字体颜色选择上，可以用让眼睛舒服的颜色，但注意一定不要使用红色字体，红色是警告、挑衅和粗鲁的表现，新人常见毛病。字体大小可以贴心的根据对方年龄大小设定，考虑对方的需要。

  
  

• 注意邮件的完整性。内容有没有说完，问题有没有都回复。很多人在回复邮件的时候都对最后一两个问题情有独钟，对邮件前面出现的问题视而不见。

  
  

• 最后是结尾。结尾和抬头称呼一样重要。勤用谢谢， Thank you, Thanks a lot, many thanks, Thanks, We appreciate your help/support. 可以根据情感强烈和具体情况变换。国人的情感流露比较含蓄，有时会习惯性忽视，但是没有感谢的结尾在老外看来古板生硬。人们喜欢自己的名字和赞美致谢放在一起。“Thank you, Oliver!   You are awsome, Linda. ”会让他对你心存好感。

• 致敬部分，Regards, kind regards, best regards, with regards区别不大，看个人喜好，也可以用缩写成B Rgds。

  
  

• 署名部分写上自己的大名即可，为了表示对长者或者尊者的谦虚，名字首字母小写并没有错误。

  
  

• 最后设置好签名栏，我有多个签名栏，中英文都有，根据不同的应用场景使用不同的签名栏。签名栏可以使用公司Logo。

三、邮件写作的商业思维

此部分内容是本人的思考总结部分，大多是跟如何获得客户青睐、赢得商机有关，如何运用，存乎一心。

1. 积极主动的写作态度

不要等客人写邮件给你，作为一个积极主动的销售人员的邮件写作标准是，发件箱的邮件数量应该远大于收件箱的邮件数量。

发现自己没有收到新邮件的时候，记住是时候写出去了。意识到客户不会回邮件的时候，不妨再写一次，或者打个电话。

2. 任何时候都要简洁

商务邮件主要是讨论各种项目，为了便于理解，我们需要使用简洁的语言，生僻，有歧义的词汇尽量不用。

我曾经作为新人，有过一次故意显摆的邮件写作经历，为了向客户表达我们的专业和合作的诚意，我摆事实讲道理，写了一封洋洋洒洒的邮件给一个西班牙的重要客户。结果我没有收到过任何回复。我猜他收到邮件后，忙累的工作后一定感觉更累。

凡事都应当尽可能地简单，而不是较为简单——阿尔伯特.爱因斯坦

3. 刻意流露专业性和不经意的推销

刻意的最高境界是不着痕迹的刻意，不要为了刻意而刻意。在谈到某些生产制作的流程和工艺的时候，很多买手和设计师是并不清楚的，我们可以用精简的语言和客户说明，有时候需要使用专业的术语，专业性也体现在会说道理，透露观点。

复杂的工艺流程，简单表达出来也是一种修炼，客户会看到你的专业素养和努力。

而不经意的推销是大家在说一个项目一个产品的时候，可以提最近我们做到的其他相关、类似、流行产品，如果内容较多，可以单独用另外一封邮件说明，这样既增加了沟通的机会，又能起到推销的作用。

4. 善用图表

很多人写邮件并没有用图表的习惯，需要很长的话术来解释一个很简单的事情。如果用图表，可能就一目了然了。

最近我有和客户谈价格的时候谈到欧元的贬值问题，我并没有用百分比，同比这些数据，而是用搜索到的欧元走势图发给客户，欧元最近半年的汇率走势一目了然的解释了我们最近需要涨价的原因。

2021年近三个月人民币欧元汇率走势图

5. 慎用单词缩写和简写

邮件中为了简明扼要，通常会大量使用大家约定俗成的简写，比如ASAP, LC, ETD, ETA等，对这些，我们尊重传统使用即可。

有些是只有特定客户才有的，比如技术资料，我们的德国客户会说MC（measurement chart）, 美国客户会说TP（Technical pack） ，俄罗斯客户会说TD（ Technical document）等等，这些客户经常使用的简写可能并不适用于其他客户，即使是同一个国家的。所以在面对不熟悉的客户的时候，这些简写慎用，或者第一次注释一下，第二次再用。

还有些自造的简写，比如Please（Pls, Plz）, Thanks（thx, tks） , You （U）, Confirm（cfm）等等一般不能用在较为正式和潜在客户的邮件中，一般都是在比较熟悉的语境中使用或者不用。

判断原则有一个，看客户写给你的邮件怎么用，客户喜欢看和自己风格一致的邮件。

6. 以幽默的方式谈客户关心的话题

让客户重视你的邮件，需要谈他关心的问题。这需要在平时工作中探索，也许是最近的开发，生产的进度，客户遇到的麻烦等等。这样做的目的是加强联系，加深印象，有机会赢得更多商机。

优秀的外销员还懂得用尽量幽默的笔调，如果平时你就是个幽默的人写起来比较简单，但是如果生性古板就得需要练习。幽默是智慧的表现，需要有自嘲的勇气和训练强大的内心。

如果能在邮件中适当加入幽默的个人风格，势必引起客户的刮目相看，对你与众不同的邮件留下更加深刻的印象。

7. 提要求的时候需要合适的理由

在向客户提出问题的时候，同时解释问题背后的动机和理由，能够更快的得到答复和客户的重视。

杰弗里.吉特默在他的《销售圣经》里提到，请求人做一件事，如果同时说出请求的理由，会让请求得到正面回应的几率大幅上升。“请帮我复印下这份文件”，和“请帮我复印下这份文件，因为我早上开会要用”有巨大的区别，甚至会因为你只是说了“因为”两个字没什么合适理由就能得到正面回应，人们面对请求有想听到理由和解释的天然倾向。

Please help me to push the comment as we are planning to run the production tomorrow morning.

8. 内容真诚，说到做到, 邮件交朋友

邮件就事论事，切忌不切实际，浮夸自吹做不到的事情。时间会告诉客户一切，人们喜欢和真诚的人打交道。

我曾有个意大利客户，第一次和我面谈的时候就直接说，这个订单能做到就说做到到，做不到马上告诉我，No joking business. 我在想他之前一定是受到了很多伤害。

通过真诚交到的朋友，做的不只是一个订单。作为外销员，我们可以记住这一段话：

如果你签下一笔订单，那么你赢得了一笔佣金。如果你交下一个朋友，可以赢得巨额财富 ——杰弗里·吉特默

9. 养成写完邮件检查的习惯

写的时候，不可避免会有写错的词句，有些错误不是马上就发现的，只有再写完之后检查才会出现在脑海里，这是大脑专注度的延迟。所以邮件完成发出之前一定要检查一遍。

前文说到过，习惯是潜意识会做的事情，不需要提醒，习惯的力量很多情况下都强于记忆。如果养成了检查的习惯，错误可大幅避免，增加客户的信任。

还是有些无法避免的错误，发出去之后躺在发送邮箱里被发现了，这时候不应该忽视，应该马上改写之后再发一遍，把错误的地方黑体或者彩色标出，提醒下客人，这是最后的亡羊补牢。当然，很急的事情，你也可以马上打个电话。

最后我想说商务邮件写作作为最重要的对外沟通交流方式，是个人和公司创造商业价值的重要武器，也是个人IP和公司形象的打造的重要工具。写好非一日之功，需要漫长的勤学苦练。

大家知道的再多，如果不实践等于零。王阳明说知行合一，知而不行是为不知。你如果深刻的理解了这句的话，那么今天你看到的这篇干货文章后，我希望你能首先自我激励，可以看一遍天生口吃的国王学演讲的故事。

Movie, The king's speech , Oscar Winner 2011

然后更重要的是以下两步：

本文再看一遍。

马上开始实践。

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