如何建立一套高效的“极简信息管理方法”？

本文来自微信公众号：王智远（ID：Z201440），作者：王智远，原文标题：《我的信息极简管理方法》，头图来自：视觉中国

我曾经有一个习惯：

看到一篇不错的公众号文章，先标记下来，等有时间再回头查看；别人推荐一本书，不管是电子版还是纸质版，都会下单购买，打算有空好好阅读。

后来发现，我像一只松鼠一样，囤积了很多文章和书籍，在搬家时处理起来非常困难，甚至，忘记了为什么要囤它们。我越囤积越觉得，这些东西好像并不是那么重要。

不知道你是否有同样的感受。

如果有，应该问问自己，什么时候才会有时间回头看看？或者，根本就没有这个心情？最可怕的是，时间无意识地流逝，结果发现收藏了这么多东西，却没有任何产出。

爱囤积的人认为这些东西都很有用，见什么收什么，积累了海量的信息，很容易陷入“海绵思维”中，这些人没有能力批判和筛选信息，只迷信“量”，很容易被洗脑。

准确地说，知识经过不同人的思想、经验和见解加工，有上千种不同的角度。它不需要被管理。相比之下，信息需要被管理，因为它流动性比较强，如果看到了但没有被内化，就不等于完全吸收。

所以，如何建立一套高效、高价值的“循环式信息处理方法”，并通过完善的因果逻辑传递内容？或者，如何告别信息囤积，建立自己的信息输入输出闭环，非常重要；具体怎么做呢？我通常采用TINW法，和INKW法。

什么是TINW法？

几个字母是主题（Theme）、收集（Inbox），笔记（Notes）、智慧阶段（Wisdom）的缩写，这是我自创的方法，依据来自经验。

为了写稿子、记图书阅读笔记，我走过很多弯路，使用很多管理软件，但最终都不了了之。并不是因为这些工具不好用，而是因为，我发现自己没有完善的逻辑系统，无论使用何种管理软件，最终都陷入了类似的窘境。

现在的软件都带有打标签和建文件夹的功能。

以前我也建立过很多文件夹，比如，A属于营销类，B属于品牌类，C属于增长类，如果看到学习文件就放进A，以此类推。分类有一个好处，整体有序，方便查找。但这样的思路放在信息处理上有一个问题，你不能把所有的鸡蛋都放到一个篮子里。

什么意思呢？

让我们回顾一下“分类”的定义。百科给出的答案是：按照种类、等级或性质分别归类。从定义中不难看出，将对象分类有三个维度，分别是种类、等级和性质。

大多数人被这一步困扰。一方面，种类是什么？人和动物是两个种类，飞行动物和爬行动物是两个种类，男女是两个种类，但等级和性质不同，董事长和员工有明显的等级关系，品牌和增长互为关系，营销和品牌又相辅相成。如果按照文件夹分类，最后会把大脑搞晕。

另一方面，大脑分类的界线有时很严谨（清晰明确的界定），有时却很模糊。

模糊分类代表是对“友情”的界定。我们都很清楚，周围所认识的人是朋友，不认识的人不能称之为朋友，例如陌生人。但对大多数人而言，友情的界限很模糊。某种程度上，友情的界定需要视情况而定。

亦或：

严格意义上，黄瓜和西葫芦都属于水果，但我们会将它们渗透进“蔬菜”这一模糊的分类，因为在某些情况下，我们会将它们当作水果或者代替诸如菠菜、生菜、胡萝卜之类的食物。

后来我查阅大量文献资料发现，大脑形成分类的方式，默认有根据外观、根据特点、根据概念三种，它们又是隐形链接关系。

就像：

钱包、童年照片、现金、首饰和家庭犬一样，这些物品没有任何物理相似之处，也没有任何功能上的相似之处。它们唯一的共同点是，当发生火灾时，你可能会把它们从家里拿出来。

从神经学的角度来看，当我们学习或创建一个新的类别时，神经回路会调用前额叶皮层、和着尾状核区的丘脑环路。这个环路包括低分辨率的感知空间地图，与分类空间相连，与海马体有联系。

当我们按照某种规则进行正确的分类时，会释放多巴胺来增强神经突触，如果我们更改了分类规则，例如：决定按颜色而不是季节来分类衣服时，大脑中的扣带皮层（中央执行系统的一部分）会被激活。

所以：

文件类别分类对职场人而言，是种伪命题，它会让你不断扩充宽度，直到囤积的越来越多。除非你是一名教材，学术从业者，需要从学科角度摸清楚一个领域，给人以鸟瞰视角，不然这种方法无效。我发现该问题后，开始以主题为中心。

什么是主题？

不同语境下，可能表达的中心思想，主旨不同，但始终逃不掉作品所探讨的核心议题，就是主题。就像这篇笔记，我主要探讨“循环式极简信息管理”。

举个例子：

我是一名营销洞察从业者，每天在社交媒体上都会看到大量热搜话题，突然走红的无人店铺、短视频平台，半个月涨粉100万的养猪老板娘等。

我会把这些话题，放在一个名为主题（theme）的笔记管理软件文件夹中，然后开始思考它为什么火？哪些因素造成？背后大众心理什么样？对其他同行有什么启发。

主题中并非只有单一一个选题，我习惯用notion建立一个数据库，只要属于“热点、问题”，或者与自己所在行业相关的想写的话题，都在当中。

进行选题时，我不能仅仅依靠个人主观想法和经验，得根据市场需求、受众关注点和时事热点等多个因素进行分析，这时，就需要大量信息（information）部分印证。

它从哪里来？

首先，调研是我采用最重要的办法之一。就此话题，我会列出几个问题，咨询身边营销专业从业者或者KOL，询问他们怎么看？这样，不仅联络了感情，也完成了自己的小目标。

其次，阅读是我采用的第二个方法。我会在社交媒体上，围绕某话题大量查阅相关的探讨，以找出不同角度。

不管是身边人的回答，还是网络上形成的资料，我都会以卡片笔记（notes）方法，随时记录下来，以保证素材和观点的自洽，最终进行完整内容输出；当选题写的足够多时，内容也就自然变成体系化的东西，这些属于宝贵的无形资产。

这样你会发现：

自上而下一套逻辑，完全是围绕某个问题出发，你可以把工作中遇到的问题，作为选题，也可以把某个困惑作为方向，以此来寻找答案，丰富认知。

这是以“为什么”（WHY）为中心的思考，一种深入探索的过程，它能很好建立因果闭环，我把它称作TINF法。然而，很多人会说，我最近太累了，不想思考时，可刷手机时，又看到一些优质内容，以后还想用到，该怎么办呢？

什么是INKW法？

其二，INKW法。

之前叫INK法则，此概念是德国著名企业家卡尔·海因茨·德克（Karl-Heinz-Decker）于1999年，在他的著作《知识管理入门》一书中提出的。

INK是收集（Inbox）、卡片（Note）、主题（Knowledge）几个单词的缩写，最后的智慧阶段（Wisdom）我添加的。四个类别代表四个不同文件夹，我已经用了大概4年，也有诸多不同感受。

具体怎么用呢？

收集上，我不会整篇收集内容，除非时间不多，必须这样做。相反，我更倾向于进行“剪藏”，把重要的表达、观点和背景等三个方面抽离出来，然后将它们放入cubox中，并对其打上相应的问题标签，以便日后快速找到。

比如：

最近读一篇，关于星巴克是第三场景开拓者的文章，内容提到“快节奏时代，第三场景已经无法满足消费者”，星巴克进行了场景再造，提出“在途”理念，意思是，人在车上，咖啡送手上。

我把这些内容剪藏后，碎片化时间见缝插针，用notion或Obsidian重新梳理成笔记Note，当然，这些大步骤，大家肯定会。问题在于，在以笔记（Note）命名的文件夹中，很多人会被卡片笔记法所误导。

尼克拉斯·卢曼（Niklas Luhmann）的卡片笔记法分为，闪念笔记（Fleeting Notes）、永久笔记（Permanent Notes） 和文献笔记。

许多人一开始就想把碎片内容分的很清晰，最后常常造成，不知道某个内容要放到闪念中、还是永久中；要么是，全是闪念，没有永久，很头疼。

此前，我也遇到过类似问题。

写了一万多个卡片后，我发现问题所在：整理卡片这件事情，并不那么容易实现“结构化”，主要是因为笔记记录的“即时性”。

这意味着，任何人在记录笔记时，都无法预测未来会记录哪些笔记，也不知道这些笔记会用在哪里。因此，失去了对一份卡片应用场景的整体认知性。

在这个过程中，笔记从少到多必然会产生“混乱”，这种混乱是无法避免的。因此，记录卡片的人，需要定期重构卡片的结构，随着数量的逐步增加，这种重构成本也必然上升。

怎么办呢？

我的解题思路是，允许自己以混乱的方式记录笔记，再通过“标签化”建立连接，最后让混乱的笔记不断涌现（Emergence）出其内在结构。

举个例子：

我记录一份名为《认知吝啬鬼》的笔记，这份笔记主要讲述从某处摘录的心理学著作中对“认知”和“吝啬”现象的解释，里面有文献也有观点，同时，我建立两个标签，分别是#认识和#吝啬。

同样，其他文件有和认知相关的内容，我也会打上“认知”的标签，最终，写了几百个卡片后发现，认知下面关联着“元认知、大脑、思考、注意力、走神、没精神”等各种卡片。

很明显能看出，这种方式能有效避免每个卡片重构，话题也会在卡片中长出。如果你想写认知，只需要思考一个关于认知的选题（问题），帮它放在主题（Knowledge）文件夹中，然后把有关认知的卡片链接，全部统计出来。

最终，通过最简单的两种关联关系，实现了“记录即赋予结构”，既维护了笔记的“即时性”，也建立了笔记的“结构性”，同时，也让结构涌现出新话题。

这就是，自下而上逻辑。

至于永久卡片怎么做呢？我把它换了另外一种称呼，叫做概念卡片。

比如：复利思维、框架思维、预测性编码、批判思维都是概念，卡片中，我会完善谁提出的，什么意思、应用场景，然后存档，直到下次某个文章中提到，就立马能用到。

不过，我也不会刻意地去搜寻，而是碎片化时间时不时进行补充，目前存档了大概有400多个，整理完后，虽然对知识点有深刻理解，但缺乏实践和目的，总会觉得内化不够，所以最终，概念还是为选题（问题）所服务。

最终下来，我发现：

信息分类两类，一种属于稳定来源，就像电子书，各种报告，订阅的知识星球，大佬们专栏等，另一种随机来源，漫无目的；不管哪种，都要记住，自下而上一开始不为某个很聚焦的问题服务，而是为“我觉得以后可能拥有”而记录。

拿书来说，很多人喜欢榨干式阅读，按照作者本意把内容架构扒出来，我很少这样，一般会思考它讲的每个段落什么意思，我能用在哪，然后把它内化后，用卡片记录下来，打上标签。

这也是，INKW和TINW法的根本区别。

如果你读懂这种思维，能少走许多弯路，不管用flomo、notion、飞书、思源、flowus还是我来（wolai），只要具备标签和双链功能，或块结构，都可以实现；当你有足够多的笔记，就可以进行归档（archive）。

从“归档”到“智慧”

其三，从归档到智慧。

很多人提到归档，通常把它理解成，按照一定方式整理、分类、存档、方便后续查找和使用，同时，代表这件事已经完成，在待办事项中划上句号，很少再看。

其实，归档大学问。写完某些文章不代表就结束了，我们还要进行运用、复利循环，不能在实际中运用流传的内容，只能作为信息处理。

这就像：

一个人满腹经纶，拥有很多知识，但不通世故，只能被当作书呆子；而有些人读过很少书，却能力超群，能够解决棘手问题。后者就是智慧的乡长。

因此我认为，智慧是人们基于已有的知识，针对物质世界运动过程中，产生问题，根据获得信息的分析，对此演绎出解决方案的能力；这种能力运用的结果，将是信息的有价值部分，挖掘出来，并使之成为已有知识架构的一部分。

你想想：

你遇到一个问题，想要解决它。你会根据自己已有的知识和经验，分析问题原因，并收集信息，然后用思维和判断力，推导出解决方案。

这个过程，你可能得到新信息，对知识体系进行了补充和完善，如果，你能把有用的知识，分享给别人，就能增加整个行业、社会的价值。

举例来说：

我经常会把自己在工作中遇到的问题，记录下来，完成一篇有价值的内容，但这些都比较碎片化；现在，随着日复一日积累，我的问题和答案越来越多形成一种体系化。

像“为什么很多公司做不好增长、品牌到底有什么用、如何简单搞懂品牌和公关之间关系、怎么做好营销”等等内容中，都包括了我的思考和方法论。

很多人看到这些内容，会主动找我交流，解决工作中的迷惑，并给我反馈新的问题；慢慢地，它们集中在一起成为了一种体系，不仅自己受益，也能帮身边的人减少自我摸索的成本。

显而易见，归档升级到智慧，是对问题的挖掘到理解，再到应用的过程，而非简单的归类到已完成。在这方面，我一般采用两种方法：以“主题为中心”或“类别为中心”的复用。

我的笔记软件，智慧（wisdom）文件夹，已经有开智、思维、习惯3大体系的东西，这些不至于单单的概念，是一一个现实问题所结合思考形成的方法论；当然，还有以类别划分的营销思维类，营销心智类，营销洞察类等，还有很多待完善。

诚然，信息处理的目的，并不仅仅是为了写作。而写作的目的，也不应该只是为了追求流量、宣传。问题梳理最终应该走向应用层面，形成一个有机的体系，不断影响身边的人，这样才能实现其真正的价值。

总体而言：

自上而下用TINW，自下而上用INKW。

这些方法，是我用大量时间，无数杯咖啡，不断探索，不断精进下来得到的，是底层规律，是提高你处理信息效率的工具。

也是我，作为一个渺小的个体，面对不确定未来时，带来成就感和胜任感的动力来源，它还在不断循环。现在，共勉给你，你要是觉得有用，不妨试试看。

本文来自微信公众号：王智远（ID：Z201440），作者：王智远