一文看懂时间管理

本文来自微信公众号：曹将（ID：CJPPTAO），作者：曹将，头图来源：视觉中国

在互联网上，我们可以看到大量关于时间管理的文章，介绍了很多方法，感觉都很适用。但是，一到具体的场景中时，便会出现水土不服的情况。

要解决这个问题，首先需要回归时间管理的目的。

时间管理的目的

在自己看来，可以简单地理解为：“在限定的时间内，做好更多重要的事。”

这句话有三层重要的信息：

第一，做重要的事。

一天做了 10 件事，但没有一件跟年度KPI一致，那也不算好的时间管理。所以，我们需要评估优先级。

第二，做好重要的事。

重要的事情必须做好，因为只有这样才能让工作变成业绩，让业绩变成简历。

第三，时间是限定的。

我们一天只有 24 小时，这是时间管理最大的可能限制条件。为什么说“可能”，因为我们可以去交换别人的时间，这个后面会说。

好了，明确了目的，我们便可以围绕目的去探索解决方案。

如何找到重要的事？

很多人会说，应该按照四象限，将事情分为重要紧急、不重要紧急、重要不紧急、重要不紧急。

这个很好理解。其中的核心是：怎么来评价一件事重不重要？

我想给三个思路：

思路一：看做好这件事的结果是否重要。

比如这件事关系到领导的年度任务，比如这是个重要的大客户，那自然是重要。

思路二，看不做好这件事会有什么后果。

比如大领导过来视察，虽然接待好了不一定会带来多大的业绩（你总不能在年终总结上说今年接待了XX位领导），但不做好肯定会让自己吃亏。

思路三，看这件事对自己的价值。

这种价值是自我成长层面上的。比如参加一场公司内部培训，它会占用你的工作时间，甚至可能影响到业绩；但是，它有利于你个人的知识储备，对个人未来的发展有帮助，那就是重要的。

理解了什么重要后，接下来就是做好它。

如何做好重要的事？

要做好重要的事，它就有很多技巧了，这里介绍常用的三个：

技巧一，半成品法。

现在很多超市，会提供做菜的半成品，比如鱼香肉丝，盒子里已经有切好的食材，买来后下锅炒好即可。

针对于重要但不紧急的事，我们可以借鉴这个方法。在可预知的情况下，前期将素材都准备好，等到它突然紧急时，我们便可以马上下锅，菜便烹饪好了。

比如有朋友经常做汇报材料，那么前期多准备一些 PPT 版式，一些表达方法，那么等到制作时，马上就有料了。

↑ 日常积累的一些公文写作表达

技巧二，前因法。

有时候我们听到做一件事，就马上开动，结果很容易偏离轨道。

比如领导让订个餐馆，我们马上就行动订了上次聚会的小龙虾店。但其实领导是为了做接待，更想要去一家私密性高的饭店。——这就大相径庭了。

所以，在做事时，无论时间多么紧急，但也请问清楚到底为什么做这件事。

技巧三，计划法。

我们很多人都有这样的经历：做着事的时候，这人找一下，那人催一下，节奏被打乱，最后也忘了自己该做什么了。

所以，一天开始的时候，务必留一点时间，写下今天要做好哪几件事。这样可以保证后续即使被“紧急”的事打乱节奏，也能保证重要的事还记在心里。

知道如何做好重要的事，接下来我们看看到底该怎么充分利用时间。

如何充分利用时间？

在这里我们需要引入一个概念：效果=时间×效率。

所以，在时间一定的情况下，核心点是提升效率。那么这里就有一些方法了：

方法一：任务切割法。

只要是重要的事，都会比较困难。一旦困难，人就容易退缩，结果就是拖延。要解决这个问题，最好的方法就是把它进行拆分，拆解到什么时候做什么事。一旦清晰了路径，走下去就行了。

↑ 任务切割

方法二：番茄工作法。

工作一段时间，然后休息一会，再工作一段时间。就像我们以前上课，上了45分钟，休息10分钟。

但是，这里有一个核心点，那就是如何拆分工作。你看我们上课，45分钟基本都是独立的。工作也是，如果切割不好，那么做的时候会很有挫败感——哎，又没完成，那还是继续吧。结果方法失效。

比如要做一份汇报材料，我们可以这么切割：

1.完成信息搜集（30分钟）

2.完成大纲（30分钟）

3.完成初步的PPT制作，只加文字，不美化（30分钟）

4.完成PPT美化（60分钟）

↑ 如果是更完整的汇报材料，可以参考这份清单

方法三：高潮低谷法。

我们的情绪有高潮和低谷，效率也是。回顾一下，一天之内，是不是总有一段时间状态特别好，也总有一段时间状态很差。

所以，找到高潮的时间，然后集中注意力做重要的事。比如我的高潮点一般是上午10点到11点，下午4点到6点，晚上10点到凌晨1点，我一般会把重要的事安排在这些时候。

方法四：买时间法。

时间真的一定吗？我们自己的时间肯定是固定的，但是，我们可以买其他人的时间。那怎么买呢？

第一，用钱买。

比如要做一个PPT，时间很急了，怎么办？可以去网上买一个模板，几十元皆可。甚至可以在淘宝上找一个相关卖家，给到素材，让他们做好即可。

在这里，我们必须明确：公司要求的是，完成项目；但并没有要求，一定是你亲自完成项目。

第二，用感情买。

有时候问题太难，找老朋友吃顿饭，了解一下他们公司的做法，很多时候可以带来更多的思路，然后自然就能找到破题的方法。

需要特别注意的一点

关于时间管理上，还有一个必须特别关注的要点：

· 如果时间紧急，那么领导对结果的接受度会低一点；

· 而如果时间宽松，那么领导对结果的期待会更高。

所以，有时候表面上看时间充裕，觉得胸有成竹，但与之相匹配的，领导的要求也更高。

那这怎么办呢？

提供一个小建议，那就是安排一系列时间节点，进行中期沟通和汇报。这就把宽松时的高预期，拆解为每个阶段的中预期。

小结

时间是我们的重要资源，要用好它，必须先明确目标：在限定的时间内，做好更多重要的事。

基于此，我们提出了三个思路：

1.半成品法。提前准备好重要任务的基础工作。

2.前因法。了解清楚做这件事的目的。

3.计划法。写好计划，保证每天的工作不被忘记。

针对具体操作，我们也给出了四个方法：

1.任务切割法。把重要的工作切割为可执行的步骤。

2.番茄工作法。工作一段时间，休息一会，再工作，保证劳逸结合。

3.高潮低谷法。找到自己的高潮时间，然后集中注意力做重要的事。

4.买时间法。去买他人的时间，保证工作能够更有效率地完成。

最后，我们还要特别关注“时间”这个变量，如果一个任务的周期长，那么建议设置一系列中期汇报节点，管理领导的预期。

以上，便是关于时间管理的思考。

时间管理不在于做了多少事，而在于在特定的时间内，完成了多少重要的事。

本文来自微信公众号：曹将（ID：CJPPTAO），作者：曹将