在线文档为何大显身手，又有何隐忧？

本文来自微信公众号：人人都是产品经理（ID：woshipm），整理自互助问答模块“天天问”，编辑：王树仪，原文标题：《没想到，2021下半年最火产品竟是它！》，头图来自：视觉中国

2021年，在线文档无疑是产品界的顶流，众多爆火文档接连出圈。

7月，河南出现百年一遇的特大暴雨灾情。由民间发起的在线文档“待救援人员信息”一时间传遍朋友圈，不断更新着一系列救灾信息，还有众多志愿者自发地核实信息、管理表格，牵动着无数网友的心。这份文档也被称为“救命文档”，搭建了被困群众和外界的联络桥梁。

河南暴雨救援文档

10月，国民购物节双十一预售打响，各大主播和平台用Excel表格为粉丝打造了“爆款清单”，优惠信息、产品满赠、抢购时间一目了然，上班族们白天在职场上用表格工作赚钱，晚上又在表格上把到手的工资安排给了各个产品。每一个爆款占据了一行单元格，每一次转发都是最好的宣传。

李佳琦双十一攻略部分文档

11月，“大厂er相亲文档”出现在各个群聊，点开详情一看，各类花式个人信息让人目不暇接，简直汇集了全网的高质量单身男女。信息真假尚且不知，但各位互联网人这里挑挑，那里找找，或许又顺手将自己包装一番也填了上去，为表格的丰富度贡献了一份力量。

协同办公的风口下，在线文档持续出圈。

作为一个办公产品，它有哪些优势？广泛应用下，又隐藏着哪些问题？未来的改进方向何去何从呢？

一、在线文档出圈缘由

1. 极大提高工作效率

有工作的地方就会有文件，有文件就会需要不断修改和层层传输。传统的文件办公需要经过很多个环节。举个例子：某部门员工A提交策划给领导B，从提出到确认需要经过以下流程。

A：做完初稿，发送给B，同时配字“初稿已完成，请您指点”。

B：接收文件，查看，批注，返回给员工A，同时配字“请按照批注修改”。

A：接受文件，修改，再次发送给领导B，同时配字“已修改好，请您查看”。

B：并不十分满意，再次批注，返回给员工A，同时配字“继续修改”。

……

如此反复，最初的word文档修改了N+1版，整套流程下来，光是提交时说的客套话，就已经换了很多个句式。文件发了无数轮，进展只有一点点，任谁看了不说一声“心好累”。

仅仅两个人之间的传输已经很麻烦了，如果是需要多人协助，就会产生更多的问题。谁改了这一部分？为什么要改？改之前是什么样的？我还需不需要继续改？

这个场景下，如果使用在线文档，就能够节约很多的沟通成本，可以查看在线人员、在线批注讨论、修改自动同步、追溯历史版本。

在线文档提高工作效率的核心是真正做到了协同办公，解决了信息传递零碎且分享不易的问题。

2. 使用简易即用即走

在线文档使用简便、即用即走，使用感受相比传统办公软件轻松了很多，我们还是举一些生活中具体场景的例子，便于大家理解。

• 熬夜肝策划到凌晨，电脑突然死机，“蹭”的一下困意全无，赶忙回想自己刚刚有没有保存？上一次保存是哪个步骤？重启后发现文件消失了，直接破防大哭，正应了那句“成年人的崩溃往往只在一瞬间”。
  

  
  

• 周末出门在外，客户突然发来新的需求，你想马上修改方案，无奈手头却没有电脑,，空有一颗热爱工作的心，却无从下手。

  
  

• 昨天办公室突然断电，设计师的哀嚎响彻大楼，而习惯使用在线文档的我轻松的起身倒了杯水，然后打开手机，继续刚刚的工作。

在线文档即用即走、自动保存的特点解决了很多后顾之忧，用户可以多场景、多设备实时同步办公，云端同步储存，再也不需要担心电脑出现意外后前功尽弃，一定程度上减少了工作焦虑。

3. 疫情背景顺水推舟

2019年疫情前，在线文档还不算流行，人们普遍习惯使用传统的办公文档。年底，一场突如其来的疫情让全员被迫在家办公、学习以及协作，能在线上解决的事情绝不见面。因此，涌现了大量在线办公软件和平台。

在线文档作为在线办公市场下的细分赛道，由于其使用频率之高受到广泛关注。在线文档界的三大巨头：金山文档、腾讯文档、石墨文档的业务都迎来爆发式增长，系统压力飞速增大。

2020年3月2日，金山文档月活突破2.39亿，其2月份在线编辑日活增长约6.5倍，表单日活增长约27倍，会议日活增长高达177倍。

同样是这一天，腾讯文档月活突破1. 6亿，自2018年4月独立上线以来超5亿份文档被创建和传播。石墨文档创始人吴冰表示在疫情期间新增用户量和企业注册数的增长在6倍左右。

如今疫情经过了两年的时间，在线文档也在不断地完善系统和功能，人们的使用习惯也逐渐稳定下来，企业已经将在线文档作为日常的办公平台。

4. 平台运营推波助澜

广泛传播的背后一定有平台的推波助澜。

救援文档之后，腾讯文档公众号也发表了相关长文，增加了传播；在双十一预售还没开启的时候，无数剁手党通过阅读各大平台推送的excel表格，已经盘算好要买什么东西了。要说这背后没有推手，还真不容易相信。

就拿上文提到双十一来说，不仅仅是李佳琦和薇娅，各大平台、品牌官方都相继推出了“爆款清单”“内部资料”“最佳攻略”，无一例外都是基于在线文档进行品牌优惠信息传播。

在线文档免安装、易分的特点使它成为优惠信息绝妙的载体，双十一这样复杂繁琐的优惠信息都能整理得明明白白。部分平台甚至在不断优化文档的排版和元素，让原本严肃的办公文档充满了个性和活力。

二、广泛应用弊端浮现

1. 隐私泄露风险增加

多人在线协作，提高效率的同时，也增加了隐私泄露的风险。

首先，为了方便填写，许多文档权限会设置为“所有人可查看和编辑”，如果文档内包含许多隐私信息，一经不法分子利用，后果将非常严重。

其次，在线文档易分享、传播快，若有隐私信息不慎被大量转发，几乎是不可能阻断的。

腾讯文档权限设置

2. 移动端不如电脑端

许多用户表示，在线文档在PC端使用很方便，各种信息一目了然，增删添改一步到位，但是在移动端就不是这么回事了。尤其是对于信息繁多、体量较大的文档，在手机上打开显示不全，且不容易定位到自己想要的信息。

因此，虽说在线文档可以多设备使用，但在移动端仅适合应急使用，真正想用它办公还是十分不便的。

PC端显示齐全清晰

移动端显示不全，如缩小则看不清

3. 功能完善程度不足

在线文档的方便快捷是牺牲了部分功能得来的，没有一些复杂的内容格式设置，例如页眉页脚页码等。

就像小程序之于APP，美图秀秀之于PS，用户的基本需求可以满足，深度功能略显薄弱，一旦需要专业化细致化处理，用户还是会回到Office和WPS的怀抱。

• 作为一个年轻的互联网产品，在线文档有时也会出现各类Bug，例如崩溃、闪退等问题，产品技术还不够成熟。
  

• 在线文档的部分导出格式与Office兼容性差，用Office打开后容易出现格式混乱和其他错误提示，影响阅读。

• 在线表格缺乏对部分Excel公式函数和图表的支持，不能完全满足企业需求。

• 尚不能针对不同业务场景，提供个性化服务。

三、未来发展如何突破

后疫情时代，办公环境大洗牌，人们已经意识到在线办公并不只是一时之需，而是解决协作痛点、提高效率、顺应潮流的新型信息化办公方式。

在线文档作为常用的在线办公工具，是团队合作不可缺少的同心环，有着云端同步、即用即走、多人协作等优势，但也存在着隐私泄露、功能局限等弊端。

未来，在线文档应保持自身原有优势，并不断填补技术漏洞，针对不同场景推出个性化的增值服务，逐渐发展成为连接企业和市场的在线服务平台，满足企业日益繁多的办公需求的同时，也是在不断提升自身的商业价值，走向更长远的道路。

参考资料

罗超频道：《在线文档的抗“疫”故事》

海洋：《「在线文档」实时崩溃?》

本文来自微信公众号：人人都是产品经理（ID：woshipm），整理自互助问答模块“天天问”，内容部分来源于@大鱼炖海棠 @pandaaa 的回答，编辑：王树仪