不要再开浪费生命的会了

本文来自微信公众号：刘润 （ID：runliu-pub），作者：刘润，题图来自：《完美关系》

一个组织中，将近40%的时间，是用于开会的。　　

开会，可能是所有管理工作中，最费时间的一项了。　　

然而，很多管理者，根本开不好一个会。　　绝大多数时候，是走过场和浪费时间。　　

那么，低效会议都有哪些特征? 如何才能高效开会？

每逢下班必开会

你有没有这样的经历？临近晚餐的时间，离下班就剩15分钟了，一天的工作已经完美落地。

你饥肠辘辘，一身疲惫，归心似箭。

这时，突然接到一个会议邀请。

你心里咯噔一下，心中有了一种不祥的预感。

果不其然，过了几分钟后，老板和颜悦色的从办公室走出来，对着你说道：

大家把手上的工作都放一放，我们来紧急开个短会。

会议开始了。和往常一样，老板滔滔不绝，经理七嘴八舌，员工们一脸茫然。

短会开着开着，就变成了半个小时，一个半小时，二个半小时，四个小时....

一场短会，最后变成了长会。

外面的夜空，也变成漆黑一片。

你在心里默默叹息。

忍不住为公司算了一笔账：一场20人，4个小时的会，假设每个员工时间成本是100元每小时。

这一场会议下来，时间成本就是：100元x 20人x 4小时=8000元。

平时公司报销200元以上，都需要相关部门签字。

现在，随便召集一个小会，8000元就花出去了，都没人心疼。

会议结束，老板笑着总结说：今天的会议很成功。

然后指派了一名参会员工，负责整理一下会议纪要，记住：Who do What by When。（谁在什么时间之前完成什么事。）

今天整理好后，发给全公司。

这名员工一脸茫然地点头答应。

当天下午邮件发出，老板看到后，笑容渐渐凝固……

一时间，竟然有点气血上涌，双眼发黑。

因为，这份会议纪要，和自己想的完全不一样，自己认为的精髓和重点都没有突出。

这种现象，几乎所有的老板、管理者、员工都会遇到。

老板忍住万箭穿心的痛苦，坐下来扶住额头，开始反求诸己：

为什么会议结束，自己脑海中留下的高度总结，会议结论，和员工脑海中的完全不一样？

那其他的与会者呢？

会不会20个人，带着20个结论离开呢？

这太可怕了.....

车轱辘话来回说，没人干活

下班来一下。

我们对一下。

我们碰一碰。

我们一起看一下。

我们聊一下，我们研究研究。

我们拉齐一下。

我们同步一下。

......

车轱辘话来回说。

而且周六保证不休息，周日休息不保证。

一周“5+2”，每天“白加黑”，夜里还要总开会，简称“夜总会”。

但是，一场会议下来，老板说，大家明白了吗？

没人说话。

有问题吗？

没人点头，也没人摇头。结束之后，大家都不干。

谁爱做谁做，反正我没说要做，也没说自己不做。

先这样吧，再说。

事情，就停在原地了。

在开会时，你有没有想过一个问题？员工听懂你说的话了吗？再或者说，他们听进去了吗？

员工管理自己，通过体内沟通机制，大脑下发指令给双手，信息传递没有损耗。

上级管理员工，通过体外沟通机制，大脑影响别人的大脑，信息传递耗损严重。

你传递的信号是：求救。

员工接受到的信号也许是：我真棒。

你思考的一只老虎，员工可能理解成一只猫。

你在说一只凤凰，员工可能理解成一只鸡。

怎么办？

会议一定要形成共识。再好的战略，如果没有共识，都是执行不下去的。

如果没有共识会怎么样？

“这件事情，打到哪儿是哪儿吧。”

“那件事情，是不是其实不太重要，那随便弄弄吧。”

“这是没有双方沟通就强加的指令，不是共识，没有受到尊重，拒绝接受”。

没有共识，动作会变形，执行会打折。

所以，你带兵的副总裁、总监、经理，和你有没有共识？

你下面的员工，是不是真的理解你的战略？发自内心接受了你的执行命令？感受到了你的善意？

你有没有耐心的理一理，和员工讲一讲背后的战略意图，利益关系？传达你的善意？

而且，大部分情况下，以员工所具备的信息量，所经历的事情，现有的认知体系和格局等级，

大概率无法通过一个表情，一次会议沟通，就能完全明白你的意思。

而且，低效的会议，没办法产生好的计划。

讨论结束，很多人并不完全认同计划，于是干活打折扣，甚至阳奉阴违。

没有产出，开了个寂寞

到底什么叫开会？

开会，本质上是一个商业模式，和一切商业活动一样，是一个有投入、有产出的经济学游戏。

开会的投入，是所有与会者的时间成本；

开会的产出，是一组结论，比如说所有人的共识，或者与会者的共创。

开会，是一个用时间，换结论的商业模式。

但是，我们很多的会议，是极其低效的。

会后，你问，有人记得今天的重点都讲了什么吗？

感觉都记得，又好像什么都没记得。

早上刚坐上座位，打开电脑5分钟，

晨会开始了，紧接着就是午餐会、招聘会、头脑风暴会、培训会、项目会、分享会、转型会........

一天废掉了。几个小时的会，开了个寂寞。

打开电脑，屏幕上闪烁着的还是早上9:00钟的开机动画。

员工默默写下明天的todo list。

今天工作8小时的产出：开会。

如何高效开会？　

那么，如何高效开会？

第一个建议，是看到过一条来自三星的会议组织经验，分享给你：

如何高效开会？

8个“必须”，3条“公式”。

8个“必须”是：

• 凡是会议，必有准备。

• 凡是会议，必有主题。

• 凡是会议，必有纪律。

• 凡是会议，必有议程。

• 凡是会议，必有结果。

• 凡是会议，必有训练。

• 凡是会议，必须守时。

• 凡是会议，必有记录。

3条“公式”是：

• 开完会了，但是会后没人落实，等于0。

• 开完会了，但是会后不检查工作，等于0。

• 开完会了，抓住不落实的事，追究不落实的人，才等于落实。

第二个建议，是把目标拆解为任务。

很多公司开会，开一天都没有解决问题。

没有基于业务数据报表复盘，没有形成对结论、原因，做出正确的归因分析。

哪些做错了，哪些做对了？

目标定好后，如何把目标拆解为任务？

不知道。开会如同盲人摸象，为了开会而开会，为了形式而形式。

公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。

因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。

为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。

目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。

举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。

作为组织会议的项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。

比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。

第二，我要跟我的团队开会，这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。

你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练团队的自我管理能力。

第三个建议，要有高效的会议方法论。

会议方法论，是让我们知道怎么开会。

举个例子，六顶思考帽。

每个人，每个小组都可以有六顶不同颜色的，代表不同思维方式的帽子。

白帽：代表信息。充分搜集数据。

黄帽：代表价值。集中发现好处和利益。

红帽：代表感觉。让团队讨论时可以释放情绪和感受。

绿帽：代表创造。专注于想点子，寻找解决方法。

黑帽：代表困难。聚焦在问题所在，提出问题和挑战。

蓝帽：代表过程。合理安排思考顺序，分配思考时间。

这样，在讨论时，就能充分想到每个细节。

大家积极共创，集思广益。

你可以对照一下。

看看自己做对了多少。

最后的话

高效会议，可以让团队协作效率和沟通效率大大提升。

低效会议，形式主义，会让组织协同遭遇挑战，人心疲惫。

好好的工作时间，都被浪费在了无休止的开会中。

其实开会本身并没错，只是方式不对导致了效率的低下。但有些会议，完全没有逻辑，没有重点，往往开了1个小时，还没切入主题。

好好开会，讲结果，讲进度，讲计划，讲问题，带着事实和数据来沟通。

开会，是来解决问题的，不是做思想汇报，更不是做故事汇报的。

团队在一起的时候，遇到问题，解决问题，坦诚沟通，彼此信任，需要协助就喊一声。

有事说事，没事散会。

不要再开浪费生命的会了。

不要让会议，变成演戏。

本文来自微信公众号：刘润 （ID：runliu-pub），作者：刘润