如何利用流程“降本增效”？

前段时间，读到《资治通鉴》第七十九卷中，杜预对官员升迁奖惩制度的深刻见解，对我启发很大。

原文说，“古者黜陟，拟议于心，不泥于法；末世不能纪远而专求密微，疑心而信耳目，疑耳目而信简书。简书愈繁，官方愈伪。”

什么意思呢？

古代，人们进行官员升迁、奖惩，更多根据对那个人的综合评价做决策。但在杜预描述的“末世”，也就是，更为现代或者衰败的时代，人们开始依赖规章制度、文档，以至于忽视对人本身的综合评价。

它给我的启示是，考察一个人档案重要，还是人重要？

你肯定说“人”，毕竟档案再好，也不能指望档案帮你干活，但问题是，现实中档案更重要，为什么？

人是虚的，档案是实的。当目标群体数量庞大，我们面对的信息和变量也随之增加，很难在有限的时间和资源内对每一个人进行全面而深入的了解和评估。

比如：

你是个leader，每天要开会，写PPT，做决策，这种忙碌和多任务环境下，你不可能对每个任务进行细致入微的管理。

这时，便会依赖各种管理和时间规划软件，如日程表、任务管理、提醒应用，来高效地安排形成，这些工具，像杜预描述的“档案”，提供快速，可以全面了解需要做什么的方式。

其他场景一样，面试者先看简历，相亲先了解基础情况；所以，流程是一个产品，很多情况下，流程大于产品。

一

什么是流程（course）？举个例子：

下午工作总会犯困，于是，决定买一杯咖啡提神。下单后，工作人员开始行动。

他们先准备好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料，然后研磨咖啡豆，接着用热水冲泡咖啡，最后加入你喜欢的调味品。

一切准备就绪，咖啡被递到你手中，工作人员微笑着说：“请您尽情享用。” 整个过程就是一套完整流程。

简而言之，流程是由两个或更多个步骤组成，旨在完成一个整体的业务行为。每一个步骤都是这个“流程产品”中不可或缺的一环，确保你最终能享受到一杯令人满意的咖啡。

所以，流程很重要。

一方面，代表效率提升、可预测性，协作简化。

有了好流程，我可以避免做无用功，直接干重要的事，节省时间；它像是一张路地图，让我提前知道接下来会发生什么，这样，就不会手忙脚乱或者措手不及。

再者，当大家都按照同一个流程来工作，就没有混乱和误解。

我以前带20个人小团队，开始流程不完善，大家都朝着各自方向跑，看着挺忙，效率很低。有时一项任务要跨过好几个人才能完成，出现很多瓶颈和误解，甚至导致项目延期。

后来，我不再针对每个人分类任务，建立一套项目规划流程，明确标准和责任人后，效率有了质的飞跃，还减少因信息不对称带来的烦恼。

另一方面，代表适应性和灵活性、便于监控和改进。

以前跟客户合作写稿子，我先用单独文档写好，然后发给媒介方。他们修改完后再回传给我，我再修正，最后再送给甲方。

关键时，媒介方基于自己角度修正的内容，也不一定符合客户预期，反而还不如最初第一版。

整个过程，绕来绕去，效率极低，大家也不清楚怎么与我更有效地对接，后来，我对这个流程进行彻底的优化。

字节客户，我就用飞书；阿里的客户则用钉钉；腾讯客户我直接用腾讯文档；这样，所有相关方都能在同一个文档里实时看到编辑和修订，一切都清晰明了，工作效率也大大提高了。

二

因此，流程的内核是什么？我认为是“规范程序思维”。

就像《资治通鉴》中提到的观点一样，如果我们要用一套固定的规则来选拔人才，那么，档案是其中不可或缺的一部分。

对于管理机构和主管人员来说，档案是最简单、最快速了解一个人的方法；至于档案，是否能准确反映一个人的真正能力和个性，可能并不是最重要的。

毕竟，一旦将任何事情规范化，它就可能偏离最初的目标。

例如：

我们通过考试来评估学习成绩，通过KPI来评估工作绩效。一旦设定这些指标，它们可能会偏离实际想要达到的目标。

此外，规范化还会产生另一个后果，一旦任何工作被程序化，程序的重要性就会超越一切，无论它出现的原因是什么，它的存在本身的重要性都会比最初的目的更高。

简而言之，程序是一种限制工作的方式。但是，一旦采取这种方式，我们就必须确保它的合理性和规范性，这才是最重要的。

比如：

很多公司，最初设立财务报销初衷是，让公司承担员工在公务上的费用支出。但实际操作中，大家都明白有些费用无法按照正常报销程序来处理。

有时，财务部门会采取一些解决方法，为各个部门设立一个小备用金池，或者允许员工自己先垫付费用，然后再通过收集各种购物凭证，来抵扣支出。

财务部门当然知道你确实是花了钱，但因为他们需要对公司财务程序负全责，所以，无论你采取什么措施，总之，只要有发票来证明都好说话，如果没有发票，就很麻烦。

这样发展下去，导致结果显而易见，大家围绕流程跑，更看重流程，而非工作本身。那么，这种按部就班、走程序的思维方式，难道真没有好处吗？

不是的。

比如，你在工作中有个想法，给领导汇报，突然跑过去会占用他的时间，于是，他会说，你怎么想的，把细节写出来。

这并未因为他想看你写的文字稿，而是，一旦把东西落地成文件，他可以按照文件要求，知道找哪些人协助你，这也意味着，你的想法走入公司程序，而不是被忽略了。

反之，你突然跑过去找他，他即便觉得挺好，关键也无法调动别人去帮你；即便能帮你，与你对接别人，你又要和另一个人讲一遍，是不是很麻烦？

因此，一旦你接受按流程办事、规范程序思维，你就可以更好的在工作和生活中运用它。

就像：

有一份重要的快递丢了，不要马上给快递打电话，毕竟大部分人都知道，打给他们通常会得到不友好的态度，甚至避重就轻。

你应该直接联系邮政管理局，他们是负责监管快递业的部门。一旦你通过这个途径提出投诉，快递公司将卷入一系列复杂的程序，这也就意味着，你的问题更有可能被认真解决，会得到赔偿。

需要注意的是，如果问题只是小问题，可以商议解决，就没必要采取如此大的举措。

不过，我身边有一个比较狠的例子。前一段时间，我朋友家的宽带坏掉了，打官方电话报修3次，官方都没派人，他直接给工信部网站发了个电子邮件，把原委都说了清楚。

结果，没过两天，有人主动联系他，不仅维修师傅去了，负责那个区域的小领导也去了，吐槽说，“哎呀，你的一个电话，搞得上级要求我们必须处理，还要按照流程给他们反馈，修不好也要给理由”。

所以，面对生活，流程就是关键。

假设你有解决不了的事，大概率是没有走入这件事的系统中，找到那个系统，想办法与系统监管部门取得联系，你就能得到答案。

同理，一项工作也是这样。一旦进入系统，就会被固有模式推动，这是一个必然的结果，我见过很多高管经常说，“出了问题我很烦恼，就拍不到个人身上，怎么办？”

在我看来，是流程的问题。一旦梳理清楚流程，问题和漏洞就会自然浮现出来。

三

不过，从个人角度，我发现许多人将流程设计得过于繁琐，反而使工作更加繁重。

拿写作来说：

一些人使用各种笔记软件，比如Obsidian、Notion、Flomo等，这些软件具备各种高级功能。

他们往往会沉迷于软件各种设置，试图让每个段落、间距看起来更加完美。甚至，还会深入研究各种插件和拓展功能。

然而，过于关注这些细节，往往会让他们陷入无休止的微调和研究中，分散了注意力，导致创作进程被延迟；有时甚至会陷入与软件斗争中，而忘记了，真正应该专注于的内容创作本身。

可是，流程太粗糙也绝非好事。许多人在电脑中储存大量文件，包括工作文档、照片、音乐和视频。

如果没有建立明确的文件分类系统、规范的命名方式，那么，当再次查找这些文件时，就不得不花费大量时间，来浏览整个文件夹。

这实际上不仅是一个整理问题，也是一个流程问题。

流程设计之所以非常具有挑战性的一个主要原因是“人是动态的”，通常情况下，我们倾向于根据需求、偏好来推进流程。

然而，更明智的方式应该，以事情本身为基准，量化事情的标准，以事驱动流程的设计，才是更加有效和可持续的方法。这是我最大感悟。

四

那么，我如何设置自己的工作理念、以及流程的呢？

首先，安排日程，除非提前很久计划的大型事件，我通常不会提前预定突发性的小型行程。

例如：

如果有人突然问我：“智远，明天下午有时间吗？想喝杯咖啡谈谈某个事情。”

我会告诉他，现在没有安排，如果需要见面，我们可以随时见面，这个不预约小日程的想法来源一本书，叫《完美的混乱》（A Perfect Mess）。

这样做的原因在于，为了一件很小、立马可以行动的事情而占据一下午时间，是真划不来。我今年一直在用这个方法，并发现非常喜欢，这让我有更多时间专注做重要的事。

你也不用完全照做，关键要分辨清楚，哪些事情更重要，虽然有些事、听起来有趣，但并不值得牺牲更多时间。

其次，为更好地管理自己的日常事务，我只保留三个清单：一个是马上要做的，一个是要关注的，一个是稍后做的。

• To Do List：一个需要马上执行的任务列表。这里的任务必须完成，而且按照时间先后排序。

  
  

• Watch List：一个用于跟踪的列表。这些事情可能不需要立刻做，但我需要时刻关注它们的进展或情况。

  
  

• Later List：一个稍后再做的事项列表。也就是，一些我可能想做但不是现在，或者我有空再说的事。

如果没有特别安排在三个清单之中的任务，我通常会忽略它们。但是，一旦有了任务，如何进行排序？或者说，怎么知道明天应该做什么？哪个优先？

我有个习惯，每天睡前都会查看待办事项清单（To-Do List），从中挑选出明天最重要的3-5项，并将它们记录在备忘录中。

第二天，我会全身心投入到这些任务中，如果能够完成，次日，我会觉得非常有价值。当然，我也会在备忘录上写下一些，原本没有列入待办事项清单的事情。

这意味着，计划不一定能赶上生活的变化，有些事情今天没有计划，但它出现，且最终完成了。

比如：

突然见到一个朋友、获得一些额外的启发。这种方式让我觉得每一天都充实而多彩。

有时候，我一整天都很忙碌，回家后感觉非常疲惫，但又不太确定自己究竟做了些什么。这时，“非待办事项清单”恰巧帮我回想、确认当天的种种收获和成就。

很多人会说，遇到拖延问题怎么办？

在我看来，要么问题太复杂难以面对，要么，身体在向我们发出信号，告诉你需要休息了。

我的策略是，干不动就不干了。该策略，被斯坦福大学的哲学教授约翰·佩里（John Perry）称为“结构化拖延”。

简单来说，当我不想去完成某项任务时，不应该浪费时间与拖延作斗争，而是，可以选择去做其他事情。要知道，大脑会自动根据任务的重要性，对它们进行排序。

然而，我们常常倾向于先处理那些相对不太重要的任务，以逃避那些更重要的任务，而事实上，这样做却使我完成了更多的工作。

我真不太喜欢整个上午都守在电脑前，因为以前的经验告诉我，长时间盯着屏幕，上午什么都做不出来。

因此，为了避免上午都在电脑前，我会选择去做其他事情，比如见朋友、处理一些非电脑工作，等到下午坐在电脑前，效率反而更高，这种调整缓解了我，每天工作时的焦虑感。

不过，我也有一些策略性的无能时刻。

例如：

对于那些虽然可以做，但不紧急的任务，我会故意选择不去做，或者故意将它们做得很糟糕。

等到下一次感到有足够动力和灵感时，再去接着做。这种做法，会更有动力和创造力，因为我不会被迫在不合适的时候完成任务。

就像参加一个训练营一样，我曾经拖延很长时间。虽然知道这是一个有益的项目，但我总是找各种理由推迟，然而上周，我突然感到了强烈的渴望，于是，决定行动了起来。

这种策略在工作场合也非常有效。

例如：

如果你的上级要求你撰写一个策划案，而你并不擅长这个领域，你可以选择不浪费太多时间，快速地完成任务，尽管质量可能并不高。

这样，你的上级会了解你的能力，如果有更适合你的任务，他就会考虑找其他人去做。

不过在其他任务上，你需要展现出出色的表现，以证明自己的能力。否则，就会被认为真无能，所以，这种策略在不同情境下灵活运用，会取得最佳效果。

值得一提的是，我经常会收到各种邀请，无论是社交活动、讲课、还是线上连麦直播。很多时候，我会发现自己在理性上觉得应该去参加，但内心真的不想去。

这会导致，我的安排充斥着那些我并不真心想做的事情，根据我的经验，要分辨是否真的想去做某事需要时间。

我认为关键在于，这件事是否让我感到激动，是否为我带来增值可能，如果是的话，那通常是我真正想参与的事情，如果不是，我就会选择不去做。

这种方式，帮助我更好地管理日常，确保我投入到那些真正感兴趣的事情中。

总的来说

做事，懂流程很重要。

回过头来看，生活中任何一件，看上去井井有条的事，都遵循着一定规范流程，我们要理解这些流程，适应它，但也希望，你不要被它所束缚。

本文来自微信公众号：王智远（ID：Z201440），作者：王智远同学