一周该有几个“无会日”？

本文来自微信公众号：商业评论 （ID：shangyepinglun），作者：本·莱克（Ben Laker），维贾伊·佩雷拉（Vijay Pereira），帕万·布德瓦尔（Pawan Budhwar），阿希什·马利克（Ashish Malik），题图来自：视觉中国

即便在疫情暴发之前，也有71%的管理者认为会议的成本高而效率低。由于很多公司已经转向远程及混合工作模式，为了弥补人际互动上的不便，开会的频率和时长都不断攀升。

如今的知识工作者通常把85%以上的时间用于开会，而研究表明，这对人们的心理、身体和精神健康都造成了负面影响。

虽说构建信任和打造团队凝聚力都有赖于高质量的频繁互动，但开会已不再是达成这个目的的最好方式。

有鉴于此，许多公司包括Facebook和Atlassian都选择推行“无会日”（no-meeting day）。在“无会日”期间，大家按照自己的节奏开展工作，和他人协作的步调和日程也是怎么方便怎么来，没有硬性规定。

一、评估“无会日”的影响

近期我们调查了76家公司，其雇员数均超过千人，业务遍及50多个国家。这些公司在过去一年里，每周都会安排一至五个“无会日”（在此期间甚至连一对一会谈也不允许）。

此外，我们访谈了各级经理人以及每家公司的人力资源总监，以了解管理层对推行这一举措的看法；研究了会议量削减前后员工压力水平的对比数据；利用动向调查（pulse survey），评估了这一举措对工作效率、协作水平和敬业度的后续影响。

在我们研究的公司中，有近一半（47%）因推行每周两天“无会日”而减少了40%的会议。其余公司则进行了力度更大的尝试：35%的公司规定每周有三个“无会日”，11%的公司是四个“无会日”，剩下7%则干脆取消了所有会议。

如下表所示，引入“无会日”的后续影响相当深远。每周设一个“无会日”的情况下，员工自主性、沟通水平、敬业度和满意度都得到了提升，微观管理减少，压力水平下降，工作效率得以提升。

如果会议量减掉40%（相当于每周有两天不开会），我们发现，工作效率会提高71%，因为员工感到对工作更有掌控感和自主权。

他们不再拘泥于预设的日程安排，而是可以自己安排办事清单，并自行负责。因此，员工满意度提高了52%。

虽然看起来有悖常理，但我们的研究得出结论：开会太多既不利于有效协作，也会干扰员工的高效工作时间，还会打断人们的思路。因此，会议量削减60%（相当于每周三天不开会），令协作水平提升了55%。

员工们用更有效的一对一联系取代了开会，采取了适合自己的沟通节奏，他们通常还会利用项目管理工具辅助沟通。如此一来，压力的风险降低了57%，员工的心理、生理和精神健康水平由此提升。

而对于一周有四天不开会的那些公司，我们发现，发生微观管理的可能性降低了74%。人们觉得自己受重视、被信任，敬业度提高了44%，于是更加努力地为公司工作。

每周四天不开会，让沟通清晰度提升了65%，因此工作效果显著提高。

同事间的误解也少了很多。人们会快速翻看之前的Slack聊天记录或项目大纲，来回顾某项任务或请求。诸如“我以为你和我说的是⋯⋯”或“我还以为⋯⋯”这种话，也很少有人再说了。

虽然我们的数据表明，因为各种好处，推行无会政策有重要意义，不过，收益递减法则也会造成一些意想不到的后果。因此，管理者需要了解，怎样做才适合自身的独特情况，最大限度地收获无会策略的好处。

当会议量减少60%，无会时段的好处就达到了顶峰。如果会议量继续减少，收益会下降。例如，如果完全取消所有会议，满意度、工作效率、敬业度和协作水平都会下降。

因此，我们的结论是，“无会日”的最佳天数是三天，也就是每周可以有两天时间开会。开会理由有两条：保持社交联系，以及管理好每周的日程安排。

会议提供了社交机会。不开会的那几天，等于取消了彼此联络的机会——尽管会议并不是充满活力的人类交流方式。在远程工作环境中，社交隔绝的风险极高。

因此，管理者必须刻意创造一些社交机会。非正式的无议程会议，可以有效地满足人们的社交需求。

无论日程怎样安排，削减开会日都需要在做计划时发挥创造性。这是因为，这类提升工作效率的小招术如果没有得到认真对待，只会让大家把会议推到其他日子去。

这种“溢出效应”如果不处理，可能会导致日程安排超负荷，成为你和员工的日常压力来源。几天不开会，却把所有会议都堆到另一天，这样做是解决不了任何问题的。

二、实施“无会日”举措

如果你打算推行“无会日”政策，或对现有政策做出调整，可以采取以下做法。

1. 与你的团队保持沟通

首先，在改变现有的会议惯例之前，先征求反馈意见。为此，你可以宣讲“无会日”背后的前提和逻辑。

那些需要在项目上跨部门合作的人可能会提出反对意见。因此，对于推行这项会影响所有人每周日程的政策，要给出一个清楚且令人信服的理由。

也许有些团队成员正在开展复杂项目，需要更多时间才能把需要解决的问题想明白，也可能每个人的日程里已经塞满了各种会议，难以遵守严格的工作期限。

2. 鼓励非正式交流

人类是讲故事的高手，所以要允许员工们做自己。我们的研究发现，在内部沟通平台上分享和讨论热梗、时事、体育赛事、名人新闻、节日计划乃至表情包，都是有益的做法。

员工把这种非正式交流看成是自我的延伸，也认为工作环境应该允许他们表达更完整的自我。当公司上下都可以随便聊聊时，就能够消除繁文缛节造成的障碍。

多数问题（87%）都是在虚拟饮水机（比如留言板）旁边或是Slack和Teams这样的聊天平台上得到解答的，而开会则成为一种过去式。我们还发现，开设一个论坛，让大家吐吐槽、讲讲故事，或一起放松一下，总是不错的做法。

3. 实行更有效的会议规则

在做出这样的转变时，公司面临的主要挑战是找到一种新的、有条不紊的协作方式。人们很容易退缩回原来的模式，所以要设立一些基本规则，帮助员工适应新的做法。

要确保每次会议都有明确的议程和预期的成果。缺少这两点的会议，可能还没完全想清楚为何要开，其实或许发一封电子邮件就够了。

鼓励你的团队取消浪费大家时间的会议。明智地判断哪些会有价值、哪些会没必要，可以帮助大家从日程表中更多地解放出来。

此外，还可以设置书记员或计时员的角色，帮助大家遵守议程，特别是在开大会的时候。

每次开完会，都要发送清晰的要点总结：记录会议要点、议题和基本任务，这样可以让团队成员担负起责任，并且避免重复讨论那些已经讨论过的问题。

归根结底，“无会日”政策既有利于高效协作，又能避免全情投入的重点工作受到干扰。我们看到，员工真切地欢迎这种政策，因为这可以让他们有上乘的表现，不被打乱节奏。

在经历一段时间的调整后，多数团队都认为，降低开会频率是有价值的，特别是每周只有两天开会的话。

既然开会花费了大量时间，回报却很少，那么就应该立刻采取行动做出改变，否则机会成本太高。

本文来自微信公众号：商业评论 （ID：shangyepinglun），作者：本·莱克（Ben Laker），维贾伊·佩雷拉（Vijay Pereira），帕万·布德瓦尔（Pawan Budhwar），阿希什·马利克（Ashish Malik）